Eigentlich begannen die Planungen ganz bescheiden.

Zunächst hatte der Ausstellungskommissar und Direktor des Westfälischen Landesmuseum für Kunst und Kulturgeschichte, Professor Dr. Klaus Bußmann, nichts anderes im Sinn, als dem nationalen Schirmherren, Bundespräsident Roman Herzog, all die Staatsoberhäupter als Schirmherren an die Seite zu stellen, deren Länder einst am Dreißigjährigen Krieg beteiligt waren. Schon dies war leichter gesagt als getan:

Zunächst galt es, genau herauszufinden, welche europäischen Länder genau zu berücksichtigen waren. Problemlos waren die Staaten, die in nationaler Identität seit dem 18. Jahrhundert weiterbestanden, wie etwa Spanien, Frankreich oder Dänemark. Komplizierter wurde es bei der Einbeziehung derjenigen Länder, die es damals noch nicht gegeben hatte, wie zum Beispiel Finnland oder die baltischen Staaten. Hier wurden dann mit Schützenhilfe des Bonner Auswärtigen Amtes die sogenannten Nachfolgestaaten definiert, Länder also, die auf dem ehemaligen Hoheitsgebiet der einst kriegführenden Nationen angesiedelt sind. Nach diesem Prinzip wurden dann die Staatschefs der drei baltischen Staaten und Finnlands in die Liste aufgenommen.

Als diese erste Hürde genommen war, hieß es, die Kontakte zu den Botschaften aufzubauen, zeremoniell formulierte Briefe mit den korrekten Anreden der Hoheiten und Exzellenzen auf den Weg zu schicken und erst einmal abzuwarten. Das Interesse war überwältigend und schon bald trafen im Landesmuseum die positiven Antworten aller 20 angschriebenen Staatsoberhäupter ein. Mit einer Ausnahme: Einzig Papst Johannes Paul II. erteilte eine Absage, da das Protokoll des Heiligen Stuhls nur eine ausschließliche Schirmherrschaft des Papstes vorsieht.

Diese erfolgreiche Einwerbung illustrer europäischer Schirmherren wäre eigentlich schon ein sehr schöner Erfolg für sich gewesen und hätte ausgereicht, das Ausstellungprojekt in ein besonderes Licht zu rücken. Doch es blieb nicht dabei.

Die zweite, noch ehrgeizigere Phase der Eröffnungsvorbereitungen begann damit, daß S.D. Fürst Hans Adam II. von Liechtenstein im Frühjahr 1996 sein Interesse bekundete, der Eröffnung der Europaratsausstellung persönlich beizuwohnen. Diese freundliche Anfrage war gewissermaßen der Stein der alles ins Rollen brachte. Schnell war der Wunsch geboren, ja vielleicht doch alle 19 Schirmherrinnen und -herren nach Westfalen einzuladen. Ermutigt wurde das Ausstellungsteam in diesem hochfliegenden Wunsch von Anfang an von den zuständigen Bonner Stellen. So konnte man sich, bis die konkreten Vorbereitungen begannen, noch viele Monate unbeschwert glamourösen Träumereien von einer Ausstellungseröffnung à la Hollywood hingeben.

Ernst wurde es dann allerdings zu Beginn des Jubiläumsjahres. In Münster konstituierte sich ein Planungsstab, der Vertreter aller beteiligter Partner umfaßte: Des Bundespräsidialamtes, des Auswärtigen Amtes und des Innenministeriums, der beiden Staatskanzleien in Düsseldorf und Hannover, der Städte Münster und Osnabrück, des Bundeskriminalamtes, der Landeskriminalämter, der städtischen Polizei sowie natürlich des Westfälischen Landesmuseums für Kunst und Kulturgeschichte.

Nach Auskunft des Außenministeriums handelte es sich um das höchstrangige protokollarische Ereignis in der Geschichte der Bundesrepublik. Eine annähernd vergleichbare Versammlung hatte es zuletzt 1967 bei der Beerdigung Konrad Adenauers gegeben. Damals kam zwar immerhin der amerikanische Präsident, aber dafür deutlich weniger Monarchen.

Daß eine Ausstellungseröffnung dieser "Kragenweite" immense organisatorische, logistische und natürlich auch sicherheitstechnische Probleme mit sich bringen würde, daß für die Koordination all dieser Aufgaben eine starke, erfahrene Hand gebraucht würde, war auch für den Laien abzusehen. So trat im Juni 1998 Konsul a.D. Lothar Schneider auf die münstersche Bühne, der in seinem Berufsleben schon viele protokollarische Großereignisse realisiert und sich nach seiner Pensionierung seine unermüdliche Tatkraft erhalten hat. Von der Veranstaltungsgesellschaft der Ausstellung unter Vertrag genommen, zog er samt Sekretärin in ein eigens eingerichtetes Büro im Westfälischen Landesmuseum, um das Großprojekt "24. Oktober" - unterstützt von den Protokollabteilungen des Bundes und der Länder - auf die Schiene zu heben.